Kravspecifikation för upphandling

Kravspecifikationen är det viktigaste dokumentet när du ska köpa in miljöhus, kärlskåp, komposittrall, bullerplank eller parkmöbler. Den avgör vilka leverantörer som kan lämna anbud, hur anbuden jämförs och vad du kan kräva i efterhand. Ett otydligt underlag leder ofta till anbud som inte går att jämföra – ett anger pris ex. moms utan montering, ett annat inkl. moms med markarbete.

Verktyget bygger en specifikation i tre delar. Skall-krav är obligatoriska; ett anbud som inte uppfyller dem ska inte utvärderas vidare. Formuleringarna kräver i första hand att leverantören redovisar uppgifter – garantitid, tillverkningsland, standarder – vilket gör anbuden jämförbara utan att i onödan utesluta leverantörer. Bör-krav uttrycker vad ni önskar, till exempel en viss lägsta garantitid eller att montering ingår. Utvärderingskriterierna visar hur anbuden ska viktas mot varandra.

Viktningen utgår från att pris väger 30 procent och att resterande 70 procent fördelas mellan de prioriteringar du väljer. Det är en rimlig startpunkt för de flesta bostadsrättsföreningar och fastighetsbolag. Vid offentlig upphandling enligt LOU måste viktningen vara känd för anbudsgivarna innan anbudstiden går ut och kan inte ändras i efterhand.

Läs igenom alla formuleringar och stryk krav som inte är relevanta för er. Ju fler skall-krav, desto färre leverantörer kan svara. Komplettera med uppgifter om plats, markförhållanden och önskad tidplan. Bifoga gärna en enkel skiss eller situationsplan.

Använd sedan utvärderingsmatrisen för att poängsätta anbuden när de kommer in, och jämförelsetabellerna för att se vilka leverantörer som redan har publicerat uppgifter som matchar era krav. Verktyget sparar inga uppgifter – allt sker i din webbläsare.